Phát hiện 6 sai lầm mà nhiều người mắc phải khi thuê văn phòng tại các cao ốc

Ngày càng có nhiều công ty về mọi lĩnh vực được mở ra, vì vậy nhu cầu thuê văn phòng làm việc cũng từ đó tăng cao, nhưng với những người mới lần đầu đi thuê sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Để tránh được những sai sót không đáng có, mời các bạn cùng theo dõi 6 sai lầm thường gặp khi thuê văn phòng công ty.

1. Mục đích thuê không cụ thể

Để chọn được nơi ưng ý phục vụ cho công việc, đầu tiên bạn cần xác định mong muốn của công ty là gì? Nếu bạn đang có nhu cầu tìm văn phòng phù hợp cho 10 nhân viên, chắc chắn sẽ khác với 30 nhân viên và cũng khác hoàn toàn với nhu cầu đặt văn phòng đại diện.

Nhiều doanh nghiệp lâm vào tình thế khó xử khi chưa xác định chính xác nhu cầu của họ về văn phòng làm việc. Chỉ một sự thay đổi bất ngờ về nhân sự hoặc kết cấu công ty cũng sẽ khiến cho văn phòng trở nên quá chật, hoặc thừa diện tích, gây lãng phí tiền bạc.

2. Nhiều yêu cầu nhưng nguồn tài chính không cho phép

Đây là vấn đề khá phổ biến ở các doanh nghiệp, họ đặt ra nhiều tiêu chuẩn nhưng số tiền dành cho việc thuê văn phòng lại quá ít so với những yêu cầu đó.

Cụ thể, đa số khách hàng chỉ có thể thuê văn phòng với mức giá từ 9-12 USD/m2 nhưng lại luôn cảm thấy nơi có giá 14-15 USD/m2 là phù hợp hơn với họ. Chắc chắn một điều rằng ai đi thuê cũng mong muốn có được nơi thoáng mát, tiện nghi, rộng rãi để làm việc. Nhưng bạn nên nhận ra rằng mỗi phân khúc, mỗi vị trí khác nhau sẽ có giá khác nhau và nếu yêu cầu vị trí đẹp, tiêu chuẩn cao thì chắc chắn giá thuê cũng sẽ cao hơn bởi vì số tiền mà chủ toà nhà bỏ ra lớn hơn rất nhiều lần những nơi khác.

Vì vậy, quan trọng nhất vẫn là mục đích sử dụng và nhu cầu của công ty là gì? Và bạn nên hướng đến những nơi tối đa được lợi ích sử dụng và có mức chi phí phù hợp.

3. Chưa quan tâm đến nhu cầu của nhân viên

Thường các doanh nghiệp chỉ quan tâm đến diện tích ngồi cho nhân viên có đủ không? Nhưng thực sự, con người mới là yếu tố quyết định thành công của một tổ chức chứ không phải diện tích văn phòng.

Cần thu thập ý kiến của đội ngũ nhân viên, vì công ty cũng giống như ngôi nhà thứ 2 của họ, 8 tiếng một ngày là thời gian ít nhất họ làm việc tại công ty. Chính vì thế, hãy khảo sát và tìm hiểu thêm về những nơi thuận tiện cho họ, cũng như nhũng nhu cầu cơ bản mà bạn có thể đáp ứng được.

4. Không dành thời gian để xem xét văn phòng mới

Một hợp đồng thuê tiêu chuẩn thường kéo dài từ 2-5 năm, chính vì vậy, bạn tuyệt đối không quyết định chỉ trong vòng 20-30 phút thương lượng. Ngoài các yếu tố về hướng, phong thủy, diện tích, các chủ doanh nghiệp cần dành thời gian để so sánh với các văn phòng khác cùng khu vực. Nếu có thể, hãy đến trực tiếp các toà nhà để tham quan và so sánh chính xác hơn.

Nếu có thời gian, bạn cần tìm hiểu về ý kiến của những khách đã thuê trong tòa nhà hoặc những người am hiểu về phân khúc cho thuê. Công việc này có thể giao cho HR hoặc nhân sự có hiểu biết của công ty về lĩnh vực thuê văn phòng để họ có thể tư vấn cho bạn chính xác nhất.

5. Vội vàng chuyển cọc khi chưa xem kỹ hợp đồng

Bạn vừa tìm được một văn phòng quá tốt giữa hàng trăm toà nhà tại TPHCM, và vội vàng chuyển cọc để giữ chỗ. Điều này chưa chắn là có lợi đâu nhé! Dù có ưng ý đến mấy, bạn bắt buộc phải đọc kỹ hợp đồng thuê.

Hợp đồng thuê chính thức sẽ bao gồm các điều khoản ràng buộc, tăng giá hàng năm, VAT, phí dịch vụ....Đôi khi chỉ vì không đọc và tính toán kỹ các chi phí khác mà số tiền bỏ ra để thuê hàng tháng bị đội giá khá cao.

Trong trường hợp này, tốt nhất bạn hãy liên hệ với công ty dịch vụ uy tín như là Kendy Real, để họ có thể giữ chỗ cho bạn, đồng thời soạn thảo HD thuê nhanh và đầy đủ nhất mà không cần phải cọc trong khoản thời gian ngắn, vừa đủ để bạn nghiên cứu kỹ hợp đồng thuê. Và sau khi mọi thứ hoàn tất thì bạn mới tiến hành đặt cọc giữ chỗ, bởi những nơi như vậy thường nhận được rất nhiều quan tâm từ các doanh nghiệp khác.

6. Không kiểm tra lại diện tích thực tế

Các chủ toà nhà văn phòng không phải lúc nào cũng đưa ra chính xác diện tích thuê cụ thể, thế nên để tránh thiệt hại trong thời gian dài, cần đo đạc lại chính xác kích thước văn phòng bạn nhé. Đừng xem thường 1m2 văn phòng bị "cắt xén", tuỳ toà nhà mà giá thuê 1m2 này có giá từ 5-70$/ tháng đấy!

Hy vọng rằng sau khi tham khảo 6 sai lầm mọi người thường mắc phải, các bạn sẽ tìm và chọn cho công ty của mình một trụ sở làm việc ưng ý, phù hợp với nhu cầu và khả năng chi trả của doanh nghiệp.